Gestión de tareas en equipos: herramientas y consejos

Prendes la computadora, ves que tienes más de 20 correos no leídos en la bandeja de entrada, además, que las reuniones de hoy te van a tomar más de 5 horas y luego, como cereza del pastel, vas a tu aplicación de chat y encuentras una lista enorme de tareas pendientes (todas con la máxima prioridad por cierto) y debes ponerte de acuerdo con los miembros del equipo. Piensas: "¿Cómo se supone que voy a acabar todo esto hoy?"  

Managers y colaboradores, por igual, tienen que lidiar cotidianamente con una cantidad importante de tareas en equipo. Te ocupas de muchas cosas a la vez: atiendes varios proyectos al mismo tiempo, respondes correos, te tomas un descanso para comer, terminas una video conferencia cuando ya está empezando la siguiente, ¿cómo saber qué tarea tiene mayor prioridad? ¿Sabes en qué tareas están trabajando tus compañeros de equipo? ¿Cómo se pueden identificar obstáculos si las tareas no se entregan a tiempo?

La gestión de tareas es mucho más que hacer una lista de pendientes y ejecutarlos. Para priorizar tareas, gestionar tu tiempo y cumplir con los plazos de entrega, vas a necesitar un proceso infalible y robusto. A este método se le llama gestión de tareas. Vamos a profundizar un poco más en este tema.

¿Qué es la gestión de tareas? 

La gestión de tareas es el proceso de priorizar tareas, entender cada etapa del proceso de principio a fin, saber delegar las tareas secundarias a los miembros del equipo y finalmente, definir plazos de entrega para asegurarse de que todo esté listo a tiempo.  

Una tarea puede ser algo tan simple como mandar un correo, hasta algo mucho más complejo como crear un Ebook. Para lograr esto último, se requiere de un flujo de trabajo y tareas secundarias más completos, por ejemplo, escribir, editar, crear el diseño, convertirlo a PDF, etc. En general, estas tareas se entregan en distintas fechas y se llevan a cabo con compañeros de varios equipos de trabajo.  

Por eso es importante concebir la gestión de tareas como una herramienta grupal, no individual, para organizar tareas. Así podrás estar siempre informado, en control y contribuir a que tu equipo entregue en el plazo asignado. Otro beneficio clave de la gestión de tareas en equipo es que permite mantener una carga de trabajo equilibrada. Esto es porque la gestión de tareas te da la flexibilidad de ajustar y delegar tareas y plazos de entrega⁠, contribuyendo a evitar la sobrecarga de trabajo de todo el equipo o incluso un burnout.

Cómo gestionar las tareas en equipo con facilidad 

Cuando el trabajo de equipo involucra varios proyectos y probablemente varias zonas horarias, suele suceder que se deja de prestar atención a los avances y problemas que se presentaron durante el proceso.  Optar por usar una herramienta para organizar las tareas del equipo no sólo te ayudará a crear un proceso transparente en el que todos estén enterados de la situación actual y de su papel en el proceso, también te ayudará a evitar los bloqueos de productividad y estrés innecesario.  

Priorizar las tareas de tu equipo 

Es hora de empezar a priorizar las tareas más importantes. Pero, ¿cómo lo hago?  Existen algunos métodos excelentes para priorizar. Lo único que tienes que hacer es elegir el que más se acomode y empezar. 

Estos son algunos ejemplos para lograrlo:  

El método de Eisenhower: es una estructura simple para agrupar tareas de acurdo a cuatro niveles de prioridad (Importante/ No importante/ Urgente / No urgente). 

Matriz de prioridad: es una técnica lo suficientemente flexible para implementarse a nivel de equipo o de departamento. Sirve para definir el nivel de prioridad, por ejemplo, "requisito indispensable", "sería bueno tenerlo", "no por el momento". 

Equilibrar la carga de trabajo para un equipo productivo 

La revista Harvard Business Review encontró que los empleados utilizan 41% de su tiempo en promedio en tareas de menor importancia que podrían delegarse.  Supervisar el avance de las tareas de manera transparente mediante un flujo de trabajo permite priorizar acciones y determinar el tiempo que se les va a asignar. Esto permite a los equipos organizarse eficientemente con suficiente tiempo para cumplir los plazos de entrega.

Y recuerda, la gestión de tareas significa priorizar tareas, entender todos los pasos del proceso, asignar y gestionar las tareas para que logren llegar a la fase final, y así celebrar el proceso y su finalización.