Cómo hacer rendir más tu tiempo en el trabajo

Las 24 horas que tiene el día parecen alcanzar cada vez menos. Todos estamos buscando algún truco dado por expertos o algún consejo milagroso que nos permita hacer rendir más el tiempo o hacernos rendir más en el trabajo; muchas veces a costa de nuestra salud.

¿Duermes cuatro horas al día para poder ir a yoga o leer antes de ir al trabajo? Seguramente sí. O para no tener que preocuparte por preparar comida o hacer cola en los restaurantes, ¿tomas licuados en las comidas? Es posible, pero definitivamente no es muy apetitoso.

Aunque estas prácticas efectivamente hacen que rinda más el tiempo, también comprometen tu salud y bienestar. No hay razón para que no puedas dormir ocho horas seguidas o para que sientas que no tienes el tiempo suficiente para hacer todo lo que quieres. Hay momentos en tu día que posiblemente se podrían reajustar para que coincidan con tus horas más productivas.

En vez de experimentar con medidas extremas, intenta implementar estos cuatro simples ajustes en tu rutina y logra que tu tiempo rinda más. Tal vez sólo puedas ahorrar 10 minutos por aquí y por allá, pero cuando lo sumas todo, ya se convierte en algo significativo.

Todos sabemos muy bien cuáles son las actividades en las que se pierde más tiempo en el trabajo: reuniones y correos... También están las actividades en las que se subestima el tiempo que se pierde, como la fatiga de tomar decisiones o hacer la misma tarea una y otra vez. Y aunque es difícil eliminar estos malos hábitos de tajo, puedes cambiar tu perspectiva sobre ellos y así lograr hacer rendir más tu tiempo:

Aquí están algunas actividades en las que se pierde más el tiempo y cómo puedes aprovecharlas para rendir más en el trabajo:

Si sientes que asistir a las reuniones se ha convertido en un trabajo de tiempo completo, déjame decirte que no eres el único. 

Las reuniones han incrementado en tiempo y frecuencia en los últimos 50 años, y los ejecutivos ahora les asignan un promedio de casi 23 horas a la semana (en comparación con las menos de 10 horas que se les asignaba en los años sesentas). 

Y además, la mayoría de las reuniones no son muy útiles. Según el reporte de State of Meetings (estado de las reuniones) del 2019, realizado por la aplicación Doodle que sirve para agendar y hacer horarios, prácticamente al 71% de los profesionales les parece que pierden el tiempo todas las semanas debido a reuniones innecesarias o canceladas. Cuando las reuniones sí se llevan a cabo, el 43% dice que los puntos de acción no son claros y producen confusión, el 38% dice que la mala organización resulta en la pérdida del enfoque en los proyectos, y el 31% cree que los participantes irrelevantes retrasan el avance.

Cómo rendir más en el trabajo:

La próxima vez que recibas una invitación para una reunión que no es relevante o que se desarrollaría mejor en una rápida conversación a través de un chat, solo... espera... di que no. Aunque las reuniones se han ido integrando en la cultura del trabajo, recuerda esto: sigue siendo una invitación por una razón. Alguien te está solicitando una reunión y tienes el derecho de decir que no si consideras que no es la persona adecuada o que podrías usar tu tiempo de una manera más valiosa.

Harvard Business Review ofrece algunas opciones para rechazar amablemente una reunión:

1. "Es un tema interesante. Basándome en nuestras prioridades actuales, no estoy seguro de que estemos listos para tener una conversación seria todavía. ¿Sería posible retrasar esta reunión para que el grupo pueda avanzar más antes de reunirnos?"
   
   
2. "Estoy emocionado por tomar decisiones con respecto de este asunto. Por lo que vi de la invitación para reunirse, no parece que el equipo de Producción esté involucrado. Me gustaría esperar hasta que alguien de Producción se nos una. De otra manera, no podremos tomar ninguna decisión."
   
   
3. "Basándome en la información que viene en la invitación, parece que esta reunión es para fines informativos. ¿Sería posible que me enviarán un resumen en vez de hacer una reunión?¿Sientes que no puedes rechazar una reunión?
   

De todos modos hay esperanza; puedes ahorrar preciosos minutos aún cuando tienes que asistir a la reunión.

Primero experimenta con la regla 20/50. La mayoría de las reuniones de 30 o 60 minutos se pueden acortar a entre 20 o 50 minutos. Los 10 minutos finales de la reunión suelen ser los menos productivos porque la gente revisa otras reuniones o habla de temas que no vienen al caso. Si eliminas esos 10 últimos minutos, pueden llegar a una decisión más rápidamente.

Segundo, cambia el entorno de la reunión. Cuando todos están sentados en la mesa de conferencias en una pequeña sala, es fácil seguir hablando. En vez de eso, programa una reunión en la que todos estén parados o vayan a caminar, así cambiarás el ritmo y la dinámica de la reunión.

Un profesional promedio gasta el 28% de su día de trabajo leyendo y contestando correos, según un análisis realizado por el Instituto McKinsey Global. Eso suma una asombrosa cantidad de 2.6 horas gastadas y 120 mensajes recibidos al día.

Pasamos tanto tiempo pensando en los correos que nos van llegando, que se nos olvida optimizar los correos que van de salida. Puedes ser un maestro de las etiquetas, de las carpetas y del orden, pero redactar un correo quita tiempo, y viéndolo bien, es una perdida de tiempo cuando piensas que este tipo de trabajo se puede automatizar.

Ninguna cantidad de reglas en Outlook o respaldos automáticos va a lograr que recuperes el tiempo que utilizaste haciendo clic en "responder", escribir un mensaje y haciendo clic en "enviar".

Cómo hacer rendir el tiempo:

Una de las maneras más fáciles para hacer rendir el tiempo con respecto a tu bandeja de entrada, es evitando responder a correos que no aportan nada. Por ejemplo, digamos que estás enfrascado en una discusión con un colega con respecto de un problema. Ella responde a tu correo más reciente diciendo, "Excelente, gracias por mandar toda esta información. Seguiremos con esto en un par de días, después de la reunión con todos." 

La convención social dicta que debes responder con otro correo diciendo, "Gracias" o "Gracias por la actualización." Este es un ejemplo clásico de correo inútil. Tu repuesta no le agrega valor o lleva más lejos la conversación. En lugar de responder, debiste haber borrado el correo o movido a otra carpeta.  

Si sientes que "debes" responder a los correos con un "gracias", "Nos vemos", o "Bueno saberlo", crea templetes para tus correo y respuestas automáticas para no tener que escribir la misma respuesta todo el tiempo.

Tomamos centenares de pequeñas decisiones todos los días, desde elegir un conjunto de ropa hasta terminar el día eligiendo entre comer una galleta con chispas de chocolate o un brownie como postre. 

En el trabajo, las decisiones fáciles se van acumulando, y eso te obligará a decidir en qué tareas vas a trabajar primero, en cómo vas a terminar un correo o en cómo responder la pregunta de un colega. Para cuando llega la hora de dormir, una persona promedio ya ha tomado 35 000 decisiones.

Entre más decisiones tomas durante el día. más difícil se vuelve para tu cerebro.

Este fenómeno, llamado fatiga por la toma de decisiones, fue acuñado por el psicólogo social Roy F. Baumeister y es una consecuencia de que tu cerebro busque atajos. Hay dos opciones, te vuelves imprudente e impulsivo, o no haces nada. Ambos atajos le agregan tiempo a tu día, forzándote a regresar y arreglar una decisión imprudente o a pasar tiempo innecesario pensando en opciones sobre una decisión que al final vas a posponer.

Cómo rendir más en el trabajo:

Hay dos maneras de enfrentar la fatiga de tomar decisiones: reducir la cantidad de tiempo para tomar decisiones y limitar tus opciones.

La estrategia más fácil es limitar el número de opciones que debes evaluar. Por ejemplo, digamos que tú estás a cargo de encontrar una nueva agencia para apoyar al equipo de marketing. Es muy fácil perder el tiempo y terminar comparando todas las agencias en un radio de 30 millas alrededor de tu oficina.

Este enfoque hace que acumules ansiedad y estrés y, aunque tomarás una decisión, lo más probable es que al final no te convenza el resultado.

"Terminamos menos satisfechos con el resultado de la elección que si hubiéramos tenido menos opciones", dice el sicólogo y profesor de teoría social Barry Schwartz en un artículo de The Guardian. 

En vez de hacer eso, pídele recomendaciones a los colegas que más confianza les tengas y sólo compara las mejores tres agencias. Y una vez que tomaste la decisión, apégate a ella. 

No importa si solamente les estás restando 20 segundos a cada decisión, al final se suma con los cientos de decisiones que tomamos todos los días. La clave es practicar este enfoque con decisiones menores e ir escalando hasta llegar a las decisiones más importantes.

El entrenador de decisiones Nell Wulfhart dice en un artículo de The Muse:

"Si te cuesta mucho trabajo tomar decisiones, entrena el músculo de la toma de decisiones empezando de a poco. Date 30 segundos para decidir que quieres para cenar, qué película quieres ver o si quieres salir en la noche. Apégate a esa decisión. Repite. Luego ve por cosas más grandes. -Tomar pequeñas decisiones en un tiempo breve te ayudará a entrenar a tu cerebro para pensar en las preguntas más rápidamente."

Una gran parte del trabajo de las personas involucra lidiar con herramientas y sistemas, hacer tareas como colectar información, acuerdos y compartir actualizaciones. Aunque muchas personas aprenden a utilizar las teclas de atajo y otros trucos para ahorrar tiempo, no es suficiente.

Según un reporte sobre Automatización en la oficina, realizado por el software Smartsheet sobre gestión de trabajo, más del 40% de los trabajadores encuestados pasan por lo menos un cuarto de su semana de trabajo en tareas repetitivas, siendo los correos, la recolección de información y datos, lo que más tiempo les ocupa.

Esto no sólo afecta a los contribuidores individuales solamente. Un reporte de Service Now encontró que casi el 70% de los managers dicen que los procesos manuales les quitan tiempo para iniciativas estratégicas, y más de un tercio dice que usan mayoritariamente procesos manuales en su trabajo.

Cómo rendir más en el trabajo:

En el mismo estudio de Smartsheet, casi el 60% de los trabajadores estima que podrían ahorrar 6 o más horas por semana (¡casi un día entero de trabajo!) si las partes repetitivas de su trabajo se pudieran automatizar.

Automatizar el trabajo puede resultar intimidante —antes tenías que aprender a programar o saber un programa de computación para crear reglas complejas y soluciones. Hoy en día, existen aplicaciones poderosas e intuitivas, que le permiten a todos automatizar tareas manuales. 

Estas son algunas:

• Trello tiene una automatización con Butler que te puede ahorrar tiempo en tareas de rutina sobre gestión de proyectos. Butler incluso te dará "recomendaciones" o sugerencias basadas en lo que haces generalmente, así podrás ahorrar tiempo automágicamente!
• Zapier te permite conectarte con las aplicaciones que usas todos los días. Puedes encontrar tus apps favoritas (como Trello), y escoger las que te interesan en una lista de "Zaps" (integraciones), o crear tu propio flujo de trabajo. Por ejemplo, puedes crear automáticamente tarjetas de Trello a partir de renglones en Google Sheets o desde mensajes de Slack que estén marcados.
  
  
• IFTTT también te permite encontrar integraciones para apps fuera de lo común, llamadas Applets, o crear las tuyas. Puedes elegir integraciones especificas para Trello o conectar apps como Instagram, Twitter, Salesforce y más.
  
  
• Para automatizar tareas en Mac, intenta con Automator. No hay necesidad de aprender a programar —en lugar de eso, elige a partir de una lista de acciones hechas para crear flujos de trabajo, como redimensionar imágenes, salir de todas las apps al mismo tiempo, o pegar varios archivos PDF.
  
  
• Para los usuarios de Windows, ya existe un planificador de tareas de Windows. Este te permite crear una tareas, fijar una frecuencia para esa tareas (diario, semanal, mensual, etc), y fijar un detonante. Por ejemplo, puedes automatizar el respaldo en la nube o incluso abrir los mismos programas cada vez que prendes tu computadora.

Felicidades, gracias a esos pequeños ajustes, te has ahorrado un montón de horas a la semana. Lo que hagas con ese tiempo extra es crucial.

El propósito de encontrar más tiempo escondido es tener minutos adicionales para hacer trabajo estratégico o hacer lo que a ti te interesa y te gusta. Sin embargo, es igual de importante apartar tiempo para hacer absolutamente nada.

Sí, leíste correctamente. Hacer rendir el tiempo para tener "espacio en blanco" en tu horario te permite calmarte, recargar y retomar energía. La clave está en evitar la tentación de mirar tu teléfono, platicar con un colega, o buscar en internet. En vez de esto, permítele a tu mente divagar. Ve a un cuarto libre y sueña despierto, o ve a dar una caminata.  

"Hago nada con un propósito específico. Sé que si no tengo algún freno, no puedo ser eficiente," dice Manfred Kets de Vries, un profesor en desarrollo de liderazgo y cambio organizacional en el Insead de París, en un artículo del New York Times.

Te sorprendería saber cuánto puedes lograr recortando minutos a tus tareas regulares y tomando ese tiempo para hacer nada.

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